Sabías que los eventos empresariales son una gran herramienta para dar a conocer tu marca y marcar la diferencia?
Creo firmemente que las empresas deberían aprovechar este tipo de actividades para potenciar su imagen, dar a conocer nuevos productos, fidelizar y captar nuevos clientes, ganar visibilidad e incluso para recordar que existen cuando ya casi nadie les recuerda. Y quiero hacer hincapié en un aspecto en concreto: el presupuesto para realizar un evento.
Un evento no significa grandes sumas de dinero. Todo depende del tipo de evento que se vaya a realizar, el objetivo que se pretenda conseguir y de los medios que se vayan a utilizar para su realización.
Un evento tiene tres etapas bien definidas: EL ANTES, EL DURANTE Y EL DESPUÉS.
Son tres documentos donde se plasman todas las acciones a realizar y pasos a seguir antes del evento, durante el evento y después del evento para que nada se escape y todo esté bien organizado y atado.
Pero, antes de nada, necesito que tengáis en cuenta algunos factores, que para mí son muy importantes a la hora de organizar un evento empresarial. Y en este artículo vamos a hablar de ellos.
FACTORES PARA UN EVENTO EMPRESARIAL DE ÉXITO:
- El briefing
- La creatividad
- Los espacios y la localización
- Las nuevas tecnologías
- Análisis de los objetivos
- Lista de invitados
- Invitaciones
- Detección de necesidades
- Elaboración del presupuesto
- Promoción del evento
- Checking de acciones
- Evaluación del evento
- Retorno de la inversión
- Agradecimiento a los invitados
- Análisis de la difusión
A continuación te describo cada uno de los puntos a tener en cuenta para organizar el evento para tu empresa o negocio.
1. El briefing
El briefing es el punto de partida. Un documento donde se plasma lo que se quiere conseguir y el planteamiento estratégico.
Debe contener una idea creativa, el tipo de evento a realizar, el público objetivo, fecha y lugar, presupuesto, programa de desarrollo y sobre todo las acciones del antes, durante y después del evento.
2. La creatividad
Otro factor muy importante es la creatividad. Ésta es quien más te ayudará a marcar la diferencia.
Un evento debe generar impacto. La creatividad aumentará muy satisfactoriamente el éxito de tu evento. Créeme. Es fundamental en todo aquello que hacemos. Es la que nos ayuda a que seamos recordados. Es imprescindible.
3. Los espacios y la localización
Es muy importante tener en cuenta donde se va a desarrollar el evento de la empresa, y que características tiene el espacio. Esto va a influir en la producción del mismo y por supuesto en su presupuesto.
4. Las nuevas tecnologías
Otro factor clave hoy en día, son las tecnologías. Aquí hablamos de sonido, iluminación, proyecciones y más elementos innovadores que van surgiendo.
5. Análisis de los objetivos
Hay que tener muy bien definido el objetivo del evento, cuál es la filosofía y el mensaje que se quiere transmitir. Los objetivos deben ser claros y concretos.
6. Lista de invitados
Otro paso importante, antes del evento, es determinar el número y tipos de invitados.
Esto te ayudará a definir mejor el diseño de tu invitación.
7. Invitaciones
Recordad que es el principal instrumento de comunicación para tus invitados. La gente va a decidir ir o no ir según el contenido de tu invitación.
Por eso, necesitas que el diseño sea lo más llamativo posible. Y además debe tener el logotipo, quien invita, si es personalizada mejor, la fecha, la hora y si se requiere o no confirmación. En caso de que se requiera, no olvides los datos de contacto y fecha límite.
Es muy recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el número de asistentes y tener controlado de antemano aspectos como catering, sillas, regalos, etc.
8. Detección de necesidades
Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles necesidades y carencias para tu evento. Encargarte de contratar todo lo necesario para llevarlo a cabo. Este es un punto muy importante. No debes dejar nada a la improvisación.
9. Elaboración del presupuesto
Es necesario elaborar una estimación inicial del presupuesto. Saber que gastos vas a tener desde el momento 0 a su organización.
10. Promoción del evento
Esta fase es tan importante o más que cualquier otra. Sin una buena difusión, no hay éxito seguro. Es hora de dar a conocer tu evento. ¿Como lo puedes hacer?
Prepara folletos, anuncios, convoca medios de comunicación, llamadas telefónicas, landing page, mailing, newsletter, publicidad en medios específicos, redes sociales, banners…..
Mi recomendación es que inundes las redes sociales. Y si lo crees necesario acude a publicidad mediante Facebook Ads, Instagram Ads, Twiter Ads, etc. Las redes sociales son un canal muy potente para difundir y hacer llegar nuestro evento a un gran número de personas.
11. Checking de acciones
Te recomiendo hacer también una lista de todas las acciones que se van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo a final del evento y se chequeen al tiempo que se vayan cumpliendo.
12. Evaluación del evento
Realiza encuestas para valorar la satisfacción de los asistentes y la consecución de los objetivos. Te aseguro que esta evaluación te servirá para futuros eventos.
13. Retorno de la inversión
No te olvides de analizar el retorno de la inversión. ¿Es la que esperabas?
14. Agradecimiento a los invitados
Ni tampoco olvides agradecer a tus invitados su asistencia y reconocimiento de que sin ellos nada hubiese sido posible.
15. Análisis de la difusión
Realiza un análisis de la difusión del evento para poder saber si ha sido el mejor canal o no, y porqué. Te servirá para futuros eventos.
Espero que estos factores os sirvan de ayuda y guía a la hora de realizar un evento.
